Подсистема «Электронный архив» позволяет:

• Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов любого формата, удобство их просмотра и редактирования, а также предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с документами.
• Сформировать многоуровневую структуру архива путем настройки видов документов. Архив может иметь сложную структуру с любым количеством уровней иерархии, каждый вид документа может обладать одним или несколькими подчиненными видами. Упорядоченное хранение данных позволяет легко ориентироваться в архиве и быстро находить нужные документы.
• Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа. Каждый вид документа имеет набор реквизитов, которыми будут обладать все документы данного вида. Набор реквизитов определяет вид карточки документа.
• Установить правильную нумерацию документов. Гибкая настройка формата номера позволяет организовать автоматическую нумерацию с использованием не только порядкового номера и фиксированных значений, но и реквизитов документа, даты его создания или редактирования. Для разных видов документов можно задавать разные форматы номера.
• Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и организовать хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
• Хранить несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.
• Гибко разграничивать доступ для сотрудников с различными полномочиями и должностями. Доступ к видам документов может быть настроен отдельно для каждой роли. Права на просмотр и изменение устанавливаются индивидуально для каждого вида документов.
• Создавать документы по шаблонам. Новый документ может быть создан по шаблону Microsoft Word, при этом текстовые поля шаблона могут быть заполнены значениями реквизитов карточки документа, данными из бизнес-процесса или информацией из учетной системы.
• Осуществлять поиск документов, как по реквизитам документа, так и по содержимому файла. Искать документы, удовлетворяющие дополнительно заданным условиям.
• Получать подробный отчет по архиву документов, содержащий список документов, удовлетворяющих заданным пользователем условиям, и значения реквизитов документов. Отчет можно сформировать как по всему архиву, так и по документам определенного вида.
• Работать с архивом документов через бизнес-процесс. Программа «ПитерСофт: Управление Процессами» позволяет бизнес-процессу обращаться к существующим документам в архиве, а также создавать новые. Реализована возможность передачи информации из задачи бизнес-процесса в карточку документа и заполнения задачи данными карточки документа.

Подсистема «Бизнес-процессы» позволяет:

• Настроить маршрут бизнес-процесса в наглядном виде без помощи программистов. Маршрут бизнес-процесса это последовательность задач, которые необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям) для достижения определенной цели. Настройка выполняется в виде графической схемы прямо в режиме «1С:Предприятие». Для каждой задачи задается исполнитель и сроки выполнения задачи. Один раз настроив модель бизнес-процесса, дальше можно многократно запускать ее на выполнение.
• Автоматически ставить задачи исполнителям. Программа своевременно поставит каждому сотруднику задачу на определенный срок в соответствии с заданным регламентом. Вся необходимая для выполнения задачи информация содержится в ее карточке. Бизнес-процесс может быть запущен как вручную, так и произвольным событием в системе (например, проведением документа определенного вида), либо по расписанию.
• Поддерживать всегда актуальный список задач. Сотрудники работают в простом и интуитивно понятном рабочем столе. Новые задачи сотруднику поступают в рабочий стол и после их выполнения оттуда удаляются.
• Своевременно оповещать сотрудников о появлении новых задач. Благодаря механизму оповещений, программа сама напоминает пользователю о поставленной задаче. Напоминания о задачах могут приходить сотруднику как внутри системы, так и на его внешнюю почту, например MS Outlook.
• Получать онлайн информацию о состоянии любого бизнес-процесса. В любой момент времени может выяснить, на каком этапе находится выполнение того или иного бизнес-процесса. Информация доступна в графическом или табличном виде.
• Назначать контролера этапов бизнес-процесса и отдельных задач. Для каждой задачи или этапа бизнес-процесса может быть назначен контролер, который отвечает за их выполнение. Работа контролера может бы проанализирована в отчетах.
• Обмениваться сообщениями внутри системы. Возможность обмена сообщениями позволяет организовать обсуждение задач и бизнес-процессов между заинтересованными сотрудниками.
• Анализировать общее состояние дел по выполнению бизнес-процессов на предприятии. С помощью различных отчетов можно посмотреть статистику выполнения задач за разные периоды времени, определить, какие задачи и какими сотрудниками не были выполнены вовремя, выявить «узкие» места.
• Использовать и преобразовывать любую информацию учетной системы 1С при выполнении бизнес-процессов. Система позволяет использовать справочники («Контрагенты», «Номенклатура» и другие), документы 1С и их реквизиты в бизнес-процессах, а изменения над этими объектами в ходе выполнения бизнес-процесса автоматически записываются в учетную систему.
• Разграничить права доступа различных пользователей к моделям, бизнес-процессам и задачам.
• Подключать к бизнес-процессам любые обработки, написанные на языке 1С, и запускать их в ходе выполнения процессов.

• Задать плановые значения показателей, определяющих эффективность деятельности компании.
• Рассчитать фактические значения показателей эффективности. Исходными данными для расчета является информация, накопленная при прохождении бизнес-процессов. Благодаря возможности обмена данными с документами и справочниками, это может быть любая информация из учетной системы.
• Анализировать показатели деятельности. С помощью отчетов руководитель может сравнивать плановые и фактические значения различных показателей, определять процент выполнения плана и отклонения от плановых значений.
• Настроить схемы мотивации и использовать показатели эффективности для расчета заработной платы, премиальных, бонусов и т.д.

Модуль «Настраиваемые формы» предназначен для расширенной настройки карточек задач и документов архива, и позволяет вывести информацию пользователям в наиболее удобном и наглядном виде. Возможности модуля включают в себя настройку внешнего вида форм и настройку дополнительных команд выполнения задачи.

Настройка форм

Использование модуля дает возможность управлять расположением и размерами реквизитов на карточке задачи или документа архива.

В стандартной карточке задачи реквизиты шапки расположены в одну колонку, друг под другом. Табличные части располагаются под реквизитами шапки, каждая на отдельной закладке.

Использование модуля «Настраиваемые формы» позволяет:

• Сгруппировать реквизиты шапки в несколько колонок, чтобы уменьшить занимаемое ими место
• Перенести табличные части на одну закладку и расположить их рядом или друг под другом
• Задать размеры текстовых полей с точностью до количества строк, чтобы введенный текст помещался полностью
• Расположить реквизиты шапки на нескольких закладках, если они все не помещаются на основной форме
• Настроить расположение колонок в табличной части
• Настроить различные названия реквизита на разных задачах бизнес-процесса
• Настроить формат отображения реквизитов
• Скрыть или переместить стандартные реквизиты задачи

Таким образом, используя модуль «Настраиваемые формы» исходную форму задачи «Формирование плана закупок»

можно привести к следующему виду:

Для всех задач одной модели бизнес-процесса можно сделать единую настройку формы, или задать индивидуальные настройки для каждой задачи.

Аналогичную настройку формы можно выполнить и для карточек документов архива, причем для каждого вида документа можно определить свою настройку, или использовать наследование настроек с родительского вида документа.

Кнопки выполнения

На стандартной карточке задачи присутствует только одна кнопка «Выполнить», с помощью которой выполняется задача. При использовании модуля «Настраиваемые формы» становится доступной настройка дополнительных кнопок.

Например, кнопки могут определять дальнейший маршрут движения бизнес-процесса: в зависимости от нажатой кнопки документ будет передан на следующий этап согласования, отправлен заявителю на доработку, или процесс будет завершен.

Также использование кнопок выполнения позволяет устанавливать определенные значения реквизитов в зависимости от выбранной кнопки. Например, при согласовании заявки на расходование денежных средств в реквизит Тип заявки записывается решение финансового менеджера о соответствии бюджету, которое впоследствии отображается на задаче следующего сотрудника, обрабатывающего заявку.

Также зависимости от выбранной кнопки можно задать исполнителя следующей задачи.

Подробнее ознакомиться с возможностями настройки внешнего вида форм и команд выполнения можно в «Руководстве пользователя "ПитерСофт: Управление процессами"» (см. раздел "Документация").

Для использования модуля «Настраиваемые формы» требуется приобретение отдельной лицензии на модуль.

Решение по управлению бизнес-процессами от компании «ПитерСофт» позволит Вам существенно снизить издержки, повысить эффективность работы и организовать деятельность Вашей компании максимально выгодно!